常工职院财（2003）6号

    为了规范各类报账手续，便于学院广大教职工办理报账业务，提高财务处办事效率和服务水平，依据我院《财务收支审批制度（试行）》的有关规定和财务工作要求以及学院的实际，特制定本报账规定。 

一、报账时应区分不同的业务内容，填制不同的报账凭证(财务处取用)。

1、报销各种发票时，请填写"常州工程职业技术学院经费报销封面"，报销封面后所附发票内容必须是同一业务内容。

2、差旅费的报销，填制"差旅费报销单"。

3、办理支票、汇付等预付款时填制“常州工程职业技术学院银行存款预付款申请单”；请认真填写报销时间、支出项目名称、用途、经手人签字、批准人批准同意后方能办理。 

4、因公借用现金时，填写“常州工程职业技术学院现金借款单”。

5、校外教师兼课或专家报告薪酬，填写“常州工程职业技术学院兼课金领取单”（教务处领用）

二、报账时应区分不同的业务内容，提供相应的报账资料

1、须入库的各种材料，应办理入库手续，财务处凭“材料入库单”报销。

2、符合固定资产条件的，应办理固定资产入库单，财务处凭“固定资产入库单”报销。

3、物资采购报账时应提供经签批的“采购申请单”一份交财务处留存；签有采购合同（含变更、新增合同）的应将一份合同交财务处留存以备审核付款。

4、购买属于集中采购的物资设备，经比价、招标或议标程序采购的劳务、维修、基建工程等，发票结算时均应由监审处出具“审计单”。

5、汽车费用报账应有“用车单”。

6、业务招待费用报销应有“公务招待费审批单”。

三、财务报销原始凭证的要求

1、外部发票和事业收据：报销的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章，加盖开票单位发票专用章或财务专用章，并且在税务机关规定的发票使用有效期内；事业收据必须有省或市级财政部门统一印制的财政票据监制章并加盖财务专用章。 

2、自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。

3、正式发票或收据的填写要求：发票或收据必须注明单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等。填制单据大小写金额必须相符，不得有涂改、挖补等现象。

4、各部门按规定领取的工资、岗位津贴、劳务费、加班费、补贴、临时工工资、其他酬金等，均须填制发放单据，按人员造册，注明标准、工作天数，并经有关领导签字和收款人签字。领款时，需直接代扣个人所得税的由财务处直接代扣。 

5、原始票据遗失的处理办法：各种发票、收据、票证不慎遗失或损毁的，可提供原票据其他联次复印件，并在票据复印件上加盖原发票开出单位的财务专用章或公章，经办人在复印件上加注情况说明，经财务处长审批后作报销凭证；若确实不能取得复印件的，由本人写出详细情况说明及所办业务数量、金额，经部门领导（或经费项目审批人）、证明人、验收人共同签名并加盖部门公章，审计处审核，财务处审核后报销。

6、非正式票据的处理：非正式票据，不得作为报销凭证，若确因客观原因不能取得正式发票，应提供书面说明，经部门负责人审批并加盖部门公章后，审计处审核，财务处审核后报销。

四、支付现金的要求

1、现金报销应符合现金使用范围的管理规定。 

2、市内采购一般用支票结算。金额超过1000元，不得用现金结算，均应办理转账结算。 确因特殊情况需支付现金的，应提出书面报告，经监审处和院长签字后附在发票后作支付凭证。

3、因公借款时，到财务处填制一式三联的“常州工程职业技术学院现金借款单”并经有关领导审批。借款及一次报销金额累计超过2000元者，应提前1—2天通知财务处，以便到银行提取，未通知又急用者，可由财务处开出现金支票，由本人到银行提取现金。 

4、现金借款必须有经费指标，经费超支或无经费计划，一律不得借款。 

五、银行转账支付的要求

1、用款部门经办人凭办理好支付手续的报销凭证或“常州工程职业技术学院银行存款预付款申请单”（财务处有统一的格式单），经财务审核后可办理支票、汇票或电汇手续。支票收款人应与发票或“银行存款预付款申请单”上的户名一致。若是汇付，经办人必须提供正确的收款单位全称、开户银行及账号，否则，因单位名称、开户行、账号错误致使不能汇付入账或汇付错误，经办人应承担责任。经办人在填写“银行存款预付款申请单”时，应按要求详细填写申请部门、支出项目、用途、金额大小等。 

2、领取支票注意事项

（1）支票不要折叠，期限10天，密码、日期、金额不能涂改。

（2）支票一般发到当月25日截止，每月26日至月底无紧急事项一般不办理支票领用手续，以便财务处按省教育厅资金管理规定核查银行存款余额。

（3）领到支票先检查收款单位是否正确，日期是否准确，印章（财务专用章和法人名章各一枚）是否齐全清晰，各种数字是否清晰易认。 

（4）支票因故作废需重新换领时，一律凭原作废支票办理换领手续。

（5）丢失支票请经手人亲自到银行挂失，并及时通知财务处，以免造成损失。

（6）申请付款部门经办人在办理外地汇款时，必须核实对方账号与开户行，单位名称准确无误，如有错误造成汇款差错，责任由申请付款部门经办人承担。

六、往来账款结算的要求

1、工作人员因公所借现金，必须在规定时间内（一般从借款之日起至出差回来或事务办结后10天内，最长不超过一个月）办理报销手续，还清其借款；如因特殊情况不能在一个月内结算者，应写出书面说明及还款计划，报本部门负责人、院长批准后交财务处。超过还款计划仍未还款的，将通知人事处从个人工资或岗位津贴中扣还。 

2、因工作的特殊性需向财务处借用周转金或备用金的，必须由院长审批同意方可支付，并于每年12月20日前至少办理一次结报手续。

3、学院与各创收部门之间形成的往来款，应按有关规定、协议及时结清。 

4、各种事先未取得发票的预付款：

（1）尽量先索取发票再付款，原则上不办理预付款，确因采购、维修、基建等需预付款的，只能采用支票、汇票、电汇等银行业务办理，不得预付现金。

（2）谁经办谁负责将发票收回并按规定办理相关审批手续，是固定资产的还应办理入库手续，及时到财务处结账，以免发票遗失。

（3）采购、基建甲供材料等预付款额达到应付款总额的70%时，后续款项必须提供含上述预付款金额在内的正式发票才能办理付款。

5、采用转帐支票、汇票或汇款结算的各类预付款，经办人须在三十天内办理报销账款手续。一个月以上仍未结账的，应向财务处书面说明原因。三个月以上仍未结账的，应提出书面说明并经部门负责人、院长签批意见。否则，前账不清，后账不借。 基建、维修等需决算的工程项目，在决算后凭发票支付后续款项。

七、财务报销手续及要求

报销付款时应提供经费指标（经费手册）。各种发票、单据必须手续完备、内容完整、票据合法，方能给予报账。

（一）、旅差费报销：

1、出差人员应先填写统一的“旅差费报销单”（在财务处取用）。注明起止时间，到达的地点、事由，并签名。

2、出差人员报销时请将车船票、住宿费发票等票据按阶梯状粘贴在旅差费报销单后，并在旅差费报销单上写清楚票据张数和合计金额。 

3、将填写好的“旅差费报销单”及粘贴好的票据先交给财务审核人员审核，经财务审核人员审核后，再由经办人送负责人、院领导审批。

4、若出差参加会议或培训班，报销单后还应附经签批的会议通知和培训通知。

5、出差票据报销一般应在出差回校后的十日内（假期顺延）。

6、具体报销规定参见“常州工程职业技术学院差旅费开支暂行规定”和“常州工程职业技术学院关于教职工探亲待遇及探亲路费的规定”。

（二）医药费报销

报销医疗费必须先由院卫生所登记审核，由人事处（职工子女）或后产处（职工）签字报销。

（三）其他单据报销：经办人员应先填写统一的“常州工程职业技术学院经费报销封面”（在财务处领），并按封面要求填写和报批。报销时请注意开支渠道。（即属于那一项经费项目），并按有关部门负责人的权限审批。

1、签字手续应有经办人、验收人或审核人（登记人）、主管部门负责人、院领导审批。

2、经比价、招标或议标程序采购的物资、设备、劳务、维修、基建工程等，发票结算时均应由监审处出具审计单。按进度付款的项目，也应经监审处审签后付款。具体项目有：

（1）单价在（人民币）1000元（含1000元）以上或单价在（人民币）1000元以下，但批量购置总金额在5000元以上的经比价采购的各类仪器、设备、物资。

（2）单价在（人民币）2000元（含2000元）以上或单价在（人民币）2000元以下，但批量购置总金额在10000元以上的经招标或议标程序采购的物资、设备、劳务（保险）、维修、基建工程等。

3、凡购买一般设备单价在500元以上的，专用仪器设备单价在800元以上的，应到后勤产业处（家具等一般设备）或教务处（教学实验、计算机等专用设备）办理有关固定资产入库手续，固定资产入库单上必须填出分类，以便财务与物资管理部门对账。或有不够500元，但大批购进并且使用期一年以上的仍需办理固定资产入库手续。

4、需入库的办公用品、维修材料、实验材料、教材、药品等，应办理入库手续。

5、煤气建设费、安装费，有线电视安装费，教职工购房补贴，职工子女学杂费、托费等职工享受的福利待遇，因只能享受一次或需夫妻双方分上下半年分别报销，为避免重复或差错，人事处应在登记人签字登记后才能予以审批报销。

（四）购买材料、加工费、维修费、办公用品等发票报销，若发票上无具体项目，须附详细项目清单,并有审核人或验收人的签字。

（五）车辆报销汽油费、过桥过路费、停车费、行车补贴等，报销发票后应附有经院办签字（院领导用车）的“用车单”或用车部门负责人签字（部门用车）的“用车单”。

（六）零星小额费用且票据张数较多的，应成阶梯状粘贴在狭小凭证粘贴单上（财务处取用），并且要在粘贴单上写清楚费用内容、用途、票据张数和合计金额。 

（七）应档案管理要求，各种凭证、单据一律要求用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写、签字，不能用圆珠笔填写、签字。并做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用"0"补齐。 

（八）对于各类报账凭证，若手续不完备、内容不完整、不合法、有涂改现象，人民币大小写不正确、大小写金额不一致，不按规定粘贴、不按规定填写报账凭证的，财务人员有权要求退回重新办理，否则将不予报账。 

（九）学院（含临时工、校外兼课教师）的各种现金发放，各职能部门按规定申报后，统一由人事处审核制单（一般一个月汇总制单一次，值班费、除寒暑假外的零星加班费一学期汇总制单一次），经由分管院长签字，院长审批同意后发放。

（十）业务招待费报销应附有“业务招待费审批单”。 

（十一）各类票据的报销截止日一般为取得票据之日起的三个月内。 

（十二） 财务处在收到有关经费开支凭证后，审核人员要认真审核凭证是否合法、审批手续是否齐全、支出是否合理，用款是否超出预算计划，对5000元以上的大额支出财务负责人还应签署审核意见。 

八、本规定由院长办公会通过，自2004年1月1日起执行，财务处负责解释。

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