第一章 总则
第一条 为加强学院会计档案管理，使会计档案管理规范化、制度化，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》，结合学院档案管理工作特点，制定本管理办法。
第二条 学院会计档案归口学院档案室和财务处共同管理。档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案馆的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案馆前）、查阅、销毁等项工作。
第三条 财务处内部指定专人负责会计档案的日常管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第二章 会计档案
第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等，是记录和反映学院经济业务的重要资料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其他会计帐簿。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报告。
（四）采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印的纸制会计档案。
（五）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、在职职工和退休职工工资发放册、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他应保存的会计核算专业资料等。
第五条 财务处出纳人员不得兼管会计档案。会计档案负责人员工作调整时，应按要求填写“会计档案工作交接清单”存档，以保证会计档案管理工作的连续性。
第三章 会计档案的整理、编制、调阅与移交
第六条 每年形成的会计档案，应按时间顺序、内容、数量、保管期限分别整理组卷。财务处每年编写归档目录，向学院档案室办理移交手续。
第七条 财务处设立会计档案查阅登记簿，记载查阅和复制档案的时间、目的、查阅和复制的内容及查阅和复制人。院内各单位只能查阅本部门经济业务及指标情况，查阅人要持有本单位负责人的书面意见，并交财务处档案管理员存档。查阅院内其他部门的经济业务必须经财务处处长或院长批准的书面意见，并交财务处档案管理员存档。外单位到学院查阅会计档案者，必须经学院财务处长批准，并在办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。
查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。
所有会计档案不得借出。如有特殊需要，经院长批准，可以提供复印件。
第八条 移交的会计档案封皮正面及册背上应注明凭单名称、卷号，封皮注明册数、起止年度和档案编号。
第九条 财务处和学院档案室之间交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签名。
第十条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，经财务处长批准后，派人监督办理；已移交给学院档案室保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务处负责档案管理人员共同拆封整理。
第四章 会计档案保管期限
第十一条 会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为5年、10年、15年、25年。
第十二条 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
第十三条 对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，并保管到结清债务时为止。
第五章 会计档案的销毁
第十四条 保管期满的会计档案，应按照以下程序销毁：
（一）由学院档案室会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）学院主管院领导在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）销毁会计档案时，应由档案室和财务处共同派人监销。
（四）监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容核对所要销毁的会计档案；销毁后，监销人员应在会计档案销毁清册上签名。
第十五条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证或仍具有使用价值的凭证、资料，可延长保管期限，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。
第六章 会计档案责任
第十六条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。
第十七条 会计档案保管人员要妥善保管好会计档案，要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的光盘、硬盘等，还要防折、防剧烈损摔等，对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要追究保管人员的责任。
第十八条 各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的，要追究相关人员的责任。
第十九条 对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。
第二十条 对故意销毁会计档案的单位和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，提交司法机关处理。
第七章 附则
第二十一条 本办法未尽事宜按国家有关规定执行。
第二十二条 本办法由财务处负责解释。
第二十三条 本办法自发布之日起施行。
附表：常州工程职业技术学院会计档案保管期限表
常州工程职业技术学院会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账簿类
4
总账
15年
5
明细账
15年
6
日记账
15年
7
固定资产明细账
5年
8
辅助账簿
15年
三
财务报告类
9
月、季度财务报告
5年
10
年度财务报告
永久
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
16
工资清册
永久
17
个人公积金存根
永久
